Ce préalable est, à mon sens, FONDAMENTAL en gestion de projet, car il va vous permettre de ne pas vous tromper d’objectif et de bien clarifier la demande.

 Un gestionnaire de projet devrait analyser les divers aspects dont il aura la responsabilité, afin de clarifier les objectifs de son client ainsi que ceux de son entreprise, et s’assurer de sa compréhension des enjeux, et surtout de valider le besoin. En, effet, ces derniers peuvent être négligés dans la fébrilité des activités de démarrage du projet.

À l’origine de tout projet se trouve un besoin exprimé par le marché ou une stratégie d’entreprise.

Mener des projets est l’élément nécessaire pour rester concurrentiel sur son marché, créer de la valeur ou augmenter sa compétitivité.

Encore faut-il s’assurer de la légitimité du projet, de sa faisabilité et, si décision est prise de se lancer, d’exprimer de manière détaillée le besoin pour que maitrise d’ouvrage et maitrise d’œuvre s’entendent contractuellement.

Même dans une démarche agile, ce cadrage est nécessaire. (J’aurais l’occasion de voue reparler de cette méthodologie dans un prochain article)

En gestion de projet, cette phase est appelée phase d’avant-projet.

À ce stade, le projet n’est pas encore validé, il ne s’agit pas d’écrire un cahier des charges, mais bien de définir autant que possible le besoin pour les études suivantes : opportunités et faisabilité.

L’étude préalable

Avant toute chose, une bonne connaissance de l’entreprise (modèle, organisation,), de son environnement (clients, fournisseurs…), de son fonctionnement (flux, métiers ..) ou de sa stratégie est nécessaire.

La compréhension du besoin

À l’origine de tout projet, il y a une situation perçue comme insatisfaisante pour laquelle on recherche une solution.

L’expression d’un besoin peut se traduire de différentes manières :

• Le besoin est nettement identifié,
• Le besoin n’est pas clairement défini (au fil des rencontres, il devient changeant ou les personnes ne savent pas vraiment ce qu’elles souhaitent),
• Le besoin peut être exprimé par une solution (j’ai besoin de telle solution),
• Multiples (pour une même situation, les demandeurs peuvent exprimer des besoins différents),
• Etc.

Dans de telles conditions, il n’est pas toujours évident de comprendre le besoin et/ou la racine du problème.

Pour aborder l’identification du besoin, les techniques commerciales sont assez efficaces dans ce domaine.

Et plus particulièrement la technique besoins/attentes/motivations.

Dans la première étape

Il s’agit de comprendre la situation actuelle en questionnant son interlocuteur avec des questions qui ne l’engagent pas.

Ici, nous chercherons simplement à comprendre l’environnement et la situation dans laquelle se trouve la personne, depuis combien de temps, etc.

Cette technique commerciale (souvent couplée à des techniques de PNL) cherche à mettre en confiance l’interlocuteur en s’intéressant à lui et franchir plus facilement les étapes de vente suivantes.

Comme la démarche Lean le préconise, allez sur le terrain : rencontrez vos interlocuteurs dans leur environnement, vous comprendrez mieux leurs problématiques.

Dans la deuxième étape

On engage la personne en lui demandant quelle est sa position face à cette situation (pourquoi, comment, qu’en pensez-vous)

On entre dans le vif du sujet : quels sont ses préoccupations, son avis sur la situation…

En multipliant les entretiens avec des personnes différentes, vous comprendrez mieux la problématique (puis le besoin) et pourrez mesurer son importance, la perception que chacun s’en fait, les conflits sous-jacents (s’ils existent), etc.

Dans la dernière étape

On aborde le changement (qu’attend-on, qu’envisage-t-on ?)

C’est la mise en évidence d’une recherche de solution.

En technique commerciale, le but de cette étape est d’amener le client à prendre conscience de son besoin d’une solution… pour lui vendre la nôtre.

Or ce n’est pas ce que nous recherchons, puisque nous sommes déjà dans une demande.

Mais elle permet d’avoir une idée sur ce quoi aspire notre interlocuteur et comment il se projette une fois la problématique résolue.

Pour finir

Pour chaque étape, il faut questionner (préférez les questions ouvertes ou l’utilisation des 5 pourquoi), reformuler les réponses et résumer en fin d’entretien.

Avec l’étude préalable, nous aurons déjà une bonne idée sur l’environnement, la situation actuelle et une ébauche de besoin défini en assez peu de temps.

En multipliant les rencontres avec les diverses parties prenantes concernées, il sera possible d’affiner ce besoin.

Cette technique sera encore plus efficace avec une très bonne connaissance de l’entreprise et des personnes qui la compose.

Mais dans cette phase de définition du besoin, il n’existe malheureusement pas de recette miracle, seulement une méthodologie à mener avec sérieux…

Source: web_D.G_Planzone