Ce préalable est, à mon sens, FONDAMENTAL en gestion de projet, car il va vous permettre de ne pas vous tromper d’objectif et de bien clarifier la demande.
Un gestionnaire de projet devrait analyser les divers aspects dont il aura la responsabilité, afin de clarifier les objectifs de son client ainsi que ceux de son entreprise, et s’assurer de sa compréhension des enjeux, et surtout de valider le besoin. En, effet, ces derniers peuvent être négligés dans la fébrilité des activités de démarrage du projet.
À l’origine de tout projet se trouve un besoin exprimé par le marché ou une stratégie d’entreprise.
Mener des projets est l’élément nécessaire pour rester concurrentiel sur son marché, créer de la valeur ou augmenter sa compétitivité.
Encore faut-il s’assurer de la légitimité du projet, de sa faisabilité et, si décision est prise de se lancer, d’exprimer de manière détaillée le besoin pour que maitrise d’ouvrage et maitrise d’œuvre s’entendent contractuellement.
Même dans une démarche agile, ce cadrage est nécessaire. (J’aurais l’occasion de voue reparler de cette méthodologie dans un prochain article)
En gestion de projet, cette phase est appelée phase d’avant-projet.
À ce stade, le projet n’est pas encore validé, il ne s’agit pas d’écrire un cahier des charges, mais bien de définir autant que possible le besoin pour les études suivantes : opportunités et faisabilité.
L’étude préalable
Avant toute chose, une bonne connaissance de l’entreprise (modèle, organisation,), de son environnement (clients, fournisseurs…), de son fonctionnement (flux, métiers ..) ou de sa stratégie est nécessaire.
La compréhension du besoin
À l’origine de tout projet, il y a une situation perçue comme insatisfaisante pour laquelle on recherche une solution.
L’expression d’un besoin peut se traduire de différentes manières :
- Le besoin est nettement identifié,
- Le besoin n’est pas clairement défini (au fil des rencontres, il devient changeant ou les personnes ne savent pas vraiment ce qu’elles souhaitent),
- Le besoin peut être exprimé par une solution (j’ai besoin de telle solution),
- Multiples (pour une même situation, les demandeurs peuvent exprimer des besoins différents),
- Etc.
Dans de telles conditions, il n’est pas toujours évident de comprendre le besoin et/ou la racine du problème.
Pour aborder l’identification du besoin, les techniques commerciales sont assez efficaces dans ce domaine.
Et plus particulièrement la technique besoins/attentes/motivations.
Dans la première étape
Il s’agit de comprendre la situation actuelle en questionnant son interlocuteur avec des questions qui ne l’engagent pas.
Ici, nous chercherons simplement à comprendre l’environnement et la situation dans laquelle se trouve la personne, depuis combien de temps, etc.
Cette technique commerciale (souvent couplée à des techniques de PNL) cherche à mettre en confiance l’interlocuteur en s’intéressant à lui et franchir plus facilement les étapes de vente suivantes.
Comme la démarche Lean le préconise, allez sur le terrain : rencontrez vos interlocuteurs dans leur environnement, vous comprendrez mieux leurs problématiques.
Dans la deuxième étape
On engage la personne en lui demandant quelle est sa position face à cette situation (pourquoi, comment, qu’en pensez-vous)
On entre dans le vif du sujet : quels sont ses préoccupations, son avis sur la situation…
En multipliant les entretiens avec des personnes différentes, vous comprendrez mieux la problématique (puis le besoin) et pourrez mesurer son importance, la perception que chacun s’en fait, les conflits sous-jacents (s’ils existent), etc.
Dans la dernière étape
On aborde le changement (qu’attend-on, qu’envisage-t-on ?)
C’est la mise en évidence d’une recherche de solution.
En technique commerciale, le but de cette étape est d’amener le client à prendre conscience de son besoin d’une solution… pour lui vendre la nôtre.
Or ce n’est pas ce que nous recherchons, puisque nous sommes déjà dans une demande.
Mais elle permet d’avoir une idée sur ce quoi aspire notre interlocuteur et comment il se projette une fois la problématique résolue.
Pour finir
Pour chaque étape, il faut questionner (préférez les questions ouvertes ou l’utilisation des 5 pourquoi), reformuler les réponses et résumer en fin d’entretien.
Avec l’étude préalable, nous aurons déjà une bonne idée sur l’environnement, la situation actuelle et une ébauche de besoin défini en assez peu de temps.
En multipliant les rencontres avec les diverses parties prenantes concernées, il sera possible d’affiner ce besoin.
Cette technique sera encore plus efficace avec une très bonne connaissance de l’entreprise et des personnes qui la compose.
Mais dans cette phase de définition du besoin, il n’existe malheureusement pas de recette miracle, seulement une méthodologie à mener avec sérieux…
Source: web_D.G_Planzone
Merci pour le partage !
Très important d’identifier le besoin ! Aussi, ne pas oublier de prendre en considération les coûts pour évaluer le budget général.
Une question : identifier le besoin vs évaluer les coûts , doit-on les faire ensemble ou l’un après l’autre ? car souvent le besoin est conditionné par le coût .
Merci pour l’intérêt.
En fait, cette étape devrait se faire avant toute planification ou début de projet afin de ne pas perdre du temps( et de l’argent).
En effet, il arrive souvent que le besoin ne soit pas assez «solide»..et que le «projet» ne débute même pas en raison de la non validation du besoin RÉEL!
Les considérations de faisabilité peuvent aussi jouer dans la décision , mais si le besoin n’est pas là..À quoi bon lancer un projet 🙂
Merci pour votre réponse
une première étape bien importante
Impérative…trop souvent négligée!
Merci Mourad pour le partage, je rejoins pleinement ton avis
Merci à toi pour ton intérêt
Merci pour ce partage car comprendre le besoin et la problématique va nous conduire à clarifier l’objectif et aboutir aux résultats attendus
Merci à toi pour ton intérêt!
Effectivement, à quoi bon lancer un projet, possiblement coûteux pour des bénéfices attendus flous…..
Sincèrement, cela ne se passe pas toujours comme il faut, demander une expression détaillée du besoin relève parfois du parcours du combattant mais bon !!!
Les process, les méthodes, les pratiques sont une chose et la réalité en est une autre,
J’aimerai avoir une astuce, un moyen plus persuasif pour faire comprendre à quel point l’edb est une nécessité au démarrage du projet et c’est ce qui permettra de faire le meilleur des cadrages
Merci Nassima pour ton commentaire!
il est vrai que la réalité peut être tout autre…notamment si le demandeur du projet n’est pas accessible ou ne veut tout simplement communiquer…
je te conseillerais de te faire aider par une personne du même rang hiérarchie et convaincue de l’importance de ce questionnement pour faire passer le message, d’un parrain en quelque sorte, ou peut être d’avoir des référence de projets coûteux, n’ayant pas abouti et pouvant servir d’exemples
Merci pour le partage de l’article !
Vraiment c’est indispensable d’impliqué l’interlocuteur à travers des questions bien cernée pour définir les besoins. car les besoins sont l’écart entre les constates et les attentes de l’interlocuteur.
Merci pour le commentaire!
Il est parfois difficile de le faire an raison de la personnalité du demandeur, mais c’est un passage obligé pour éventuellement «se couvrir» en cas d’échec …prévisible