Ce premier partage est une petite mise en bouche sur la base de la gestion d’un projet, à savoir, son séquencement.

En effet, il est important de bien séquencer les phases d’un projet afin de se donner la latitude de mettre en place des jalons et/ou des «gates», des «go, no-go» lesquels nous permettent de décider aux étapes clés de début du projet de l’arrêter, voir de l’annuler, si besoin était, …encore faut il en avoir le courage !

Votre entreprise démarre une foule de projets chaque année. Qu’il s’agisse d’un changement dans la gestion des stocks, de la mise en œuvre d’un système de planification des ressources de l’entreprise ou du lancement d’un produit, elle est constamment en mode « gestion de projets ».

Toutefois, les entrepreneurs ont encore du mal à estimer les efforts et le temps requis pour mener les leurs à bonne fin.

L’échec d’un projet est rarement dû à la technologie. Le dépassement des échéanciers, les changements dans l’étendue du projet et le manque de ressources sont les facteurs responsables de l’échec de la moitié des projets réalisés en entreprise, selon un sondage mené par PwC.

Les conséquences? Des pertes de temps et d’argent. L’entreprise n’obtient pas les bénéfices escomptés, et les employés sont démotivés.

Vous pouvez identifier des étapes clés de la gestion de projets et apprendre à en éviter les pièges en suivant ces étapes:

1. Conception

Chaque projet doit commencer par l’identification des objectifs. Il faut penser aux contraintes qui pourraient menacer son bon déroulement, notamment celles liées au marché, à la technologie, aux ressources humaines, au budget et aux délais.

2. Planification

Lorsque vous savez que le projet est faisable et qu’il sera utile pour l’entreprise, vous pouvez passer à la planification de toutes les activités et déterminer l’échéancier. À cette étape, il faut décrire en détail les activités, en suivant l’ordre chronologique. Qui fera quoi? Possédez-vous à l’interne toutes les compétences nécessaires?

3. Exécution

Ensuite, il faut exécuter le plan. Cette étape demande de la rigueur et de la discipline pour respecter l’échéancier prévu et produire les livrables. Des réunions hebdomadaires ou trimestrielles, selon la complexité du projet, vous aideront à faire le point sur les progrès et à éviter les retards.

4. Clôture

On dit souvent que c’est au cours des derniers dix pour cent du projet qu’on perd l’élan. Les gens ont l’impression d’avoir tout terminé et ils oublient les derniers détails dont la réalisation exige beaucoup de temps.

5. Bilan

Réunissez l’équipe de projet pour évaluer les bons et les mauvais coups, afin d’éviter le négatif à l’avenir.

Voici quelques conseils pour surmonter les obstacles les plus fréquents en matière de gestion de projets :

• Faites des études de faisabilité détaillées pour évaluer l’ensemble des coûts. Au lieu d’estimer à la baisse, il vaut toujours mieux estimer à la hausse, pour savoir si le projet est toujours rentable selon le pire scénario.
• Divisez les grands projets en petites étapes. Cela vous permettra de mieux naviguer dans la complexité et d’éviter de revenir en arrière parce que vous avez oublié une activité préalable. C’est également un excellent facteur de motivation pour les employés, qui voient les progrès accomplis.
• Mettez en place des plans de contingence dès la phase de conception. Ceux-ci doivent comprendre les signaux d’alarme à surveiller et les étapes à suivre selon les différents scénarios. Cette stratégie vous aidera à évaluer les facteurs de risque et à mieux gérer les imprévus.
• Gardez toujours en tête le « chemin critique» – les activités essentielles à la réussite d’un projet – et suivez-le minutieusement.
• Piloter en solo n’est pas conseillé. Reconnaissez le travail en équipe et demandez de l’aide pour les projets complexes qui dépassent vos habiletés de gestion. Les consultants de BDC sont là pour vous aider.
• Libérez les employés qui participent au projet d’une partie de leurs tâches habituelles. Mettez de la pression sur le processus, pas sur les personnes.
• Chaque projet représente un changement. Mettez constamment les employés au courant de son évolution, des bénéfices attendus et des difficultés éventuelles.
• Prenez du recul. Plus vous passez de temps à élaborer et à planifier le projet, plus vous augmentez vos chances de réussite.

 

Source : BDC